ACTIVIDAD SEMANA DEL 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

1.¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario?. (Tratese de documentos internos o externos).
R/ *DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
-Identificación de dependencias y de terminación de competencia.
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
-Registro de control de entrega de documentos recibidos.

*DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.
-Identificación de dependencias.
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
-Registro de control de entrega de documentos internos.

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, trámite en línea, página WEB, entre otros, ¿Què actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?
R/ *DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.
-Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea, página WEB, otros.
-Control y firmas de guías y planillas de entrega.
-Organización mensajería externa.

3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog, las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.
R/ PLANILLA DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA:
RADICADO/FECHA/DESTINATARIO/ASUNTO/ANEXOS/FECHA/DEPENDENCIA QUE FIRMA/RESPONSABLE.

PLANILLA DE DESPACHO DE CORRESPONDENCIA:
RADICADO/RADICADO PROCEDENCIA/FECHA/REMITENTE/DESTINATARIO/ASUNTO/RESUMEN/ANEXOS/PASE A/ATENDIDO Y DEVUELTO ARCHIVO/FECHA.

PLANILLA MIXTA DE CORRESPONDENCIA:
RADICADO/FECHA/REMITENTE/ENTIDAD O NOMBRE/DIRECCIÓN/FIRMA Y SELLO.

4.¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o trámite y una respuesta de dicho trámite?.
R/ *RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE.
-Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
-Determinación de compentecia

*RESPUESTA.
-Preparación y proyección de respuesta.

TALLER No 4

TALLER No 4.

1 NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

-LEY 80 DE 1989: Funciones del Archivo General de La Nación, entre ellas, la de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios y el Acuerdo 07 de 29 de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como ente regulador del quehacer archivístico.

-LEY 594 DE 2000: La cual establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de La Nación.

-LEY 527 DE 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establecer las entidades de certificación.

-ACUERDO AGN 060 DE 2001: ART. 3 Las entidades deberán establecer, de acuerdo a su estructura, la unidad de correspondencia que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Se debe contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar el trámite de las comunicaciones oficiales

2 NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

-NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.

-NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de microfilmes.

-NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

-NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos.

-NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación. Series. Procedimiento de operación.

-NTC 3393: CARTAS, NTC 3234: CIRCULARES, NTC 3397: MEMORANDOS, NTC: 3394: ACTAS Y NTC 4176: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.

5. ELEMENTOS Y ÚTILES DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.

-GANCHOS LEGAJADORES.

-GANCHOS DE COSEDORA.

-RESALTADORES.

-TIJERAS.

-LAPICEROS.

-BORRADOR.

-A-Z TAMAÑO OFICIO Y CARTA.

-ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN.

-COSEDORA.

-PERFORADORA.

-FORMATO DVD.

-SELLOS.

-SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA Y OFICIO.

--SOBRE BLANCO.

-HUELLERO.

-CAJONERA.

-COMPUTADOR.

-IMPRESORA.

-SCANNER.

-FAX.

-TELÉFONO.

-FOTOCOPIADORA.